MEMBUAT QUERY

Pada latihan/postingan sebelumnya, kita telah belajar dan berhasil membuat table dengan nama table sebagai berikut : Daftar Pegawai, Daftar Diklat dan Diklat Pegawai. Selain itu, kita juga telah berhasil membuat primary key dan relationships untuk ketiga table.

Selanjutnya agar ketiga table tersebut saling berkaitan dan dapat ditampilkan ke dalam satu datasheet  maka kita harus membuat query yang didasarkan pada ketiga table tersebut.

Untuk membuat query, dapat kita lakukan antara lain melalui :

1.    Query Wizards.

Pada pembuatan query melalui metode ini, kita akan dipandu step by step  oleh sistem yang ada di dalam program Microsoft Access.

2.    Query Designs.

Pada metode ini, pembuatan query (penyusunan/design) dapat kita lakukan sendiri sesuai dengan selera yang kita inginkan.

Pada kesempatan ini kita akan belajar untuk membuat query melalui Query Wizards, dengan langkah-langkah sebagai berikut :

1.    Buka file database sesuai nama file yang telah kita buat (Database Diklat). Pastikan bahwa semua table yang telah kita buat pada latihan sebelumnya, telah masuk ke dalam database, dengan cara melihat pada jendela bagian kiri (jendela All Tables), lihat contoh gambar berikut :

     

2.    Klik tab Create, kemudian pada group menu Other klik icon Query Wizard, dan akan muncul kotak dialog  New Query pada  jendela, dengan tampilan sebagai berikut : 

 

3.    Pilih Simple Query Wizard dan klik tombol OK, sehingga muncul kotak dialog selanjutnya (Simple Query Wizard) sebagai berikut :

4.    Pada kotal pilihan Tables/Queries, pilih Tables : Diklat Pegawai, kemudian pindahkan field (No dan Nama Pegawai) yang ada pada kotak Available Fields ke kotak Selected Fields, dengan meng-klik tombol panah kanan satu ( > ).

  

     Keterangan : Langkah ini bertujuan untuk menampilkan data (record) yang tersimpan pada field No dan  Nama Pegawai (pada Table : Diklat Pegawai) ke datasheet query yang akan kita buat.

5.   Selanjutnya pada kotal Tables/Queries, pilih Tables : Daftar Pegawai, kemudian pindahkan field (NIP, Jabatan dan Unit) yang ada pada kotak Available Fields ke kotak Selected Fields, dengan meng-klik tombol panah kanan satu ( > ).

Keterangan : Langkah ini bertujuan untuk menampilkan data (record) yang tersimpan pada field NIP, Jabatan dan  Unit  (pada Table : Daftar Pegawai) ke datasheet query yang akan kita buat.

6.   Pada kotal Tables/Queries, pilih lagi Tables : Diklat Pegawai, kemudian pindahkan sisa field (Nama Diklat, No Sertifikat dan Tgl Sertifikat) yang ada pada kotak Available Fields ke kotak Selected Fields, dengan meng-klik tombol panah kanan satu ( > ).

    Keterangan : Langkah ini bertujuan untuk menampilkan data (record) yang tersimpan pada field Nama Diklat, No Sertifikat  dan  Tgl Sertifikat  (pada Table : Diklat Pegawai) ke datasheet query yang akan kita buat.

7.   Pada kotal Tables/Queries, pilih  Tables : Daftar Diklat, kemudian pindahkan field (Penyelenggara, Tempat, Jamlat, Tgl Mulai dan Tgl Selesai) yang ada pada kotak Available Fields ke kotak Selected Fields, dengan meng-klik tombolpanah kanan satu ( > ). Kemudian klik pada tombol Next> sehingga muncul kotak dialog sebagai berikut :

     Keterangan : Langkah ini bertujuan untuk menampilkan data (record) yang tersimpan pada field Penyelenggara, Tempat, Jamlat, Tgl Mulai dan Tgl Selesai  (pada Table : Daftar Diklat ) ke datasheet query yang akan kita buat.

8.   Klik tombol Next, dan akan muncul kotak dialog sbb :

9.   Kemudian ketik pada kotak “What title do yo want for your query” dengan nama query yang kita inginkan (misalkan : Diklat Pegawai Query), dan klik tombol Finish, dan kita akan mendapatkan hasil query dengan tampilan datasheet sebagai berikut :

    Selamat Belajar dan Mencoba!!!! Semoga Berhasil!!!!